Un livre de minutes est un livre relié qui abrite les comptes permanents et détaillées des délibérations et des résolutions d’une société par actions.
Le livre des minutes contient les procès-verbaux qui sont rédigés au cours des réunions officielles d’une entreprise ou d’événements juridiques. Il peut également être utilisé dans les entreprises afin d’enregistrer les comptes rendus des réunions.
Livre de minutes
Traditionnellement, les procès-verbaux sont manuscrits et ont numérotées séquentiellement sur des pages reliées en toute sécurité. Ce processus a pour but de protéger contre les activités frauduleuses. Certaines pratiques juridiques ont pour but de consulter les livres de minutes à la fois comme un clin d’œil à la tradition et comme un moyen fiable pour décourager l’altération.
Selon la loi, les entreprises incorporées et enregistrées sont obligées de garder un livre de minutes constamment mis-à-jour. Les procès-verbaux doivent être conservés au siège social. Ils doivent être accessibles à tous les membres d’une entreprise.
Les députés d’une salle d’audience peuvent également être tenus de l’entretien d’un livre de minutes. Les députés peuvent mettre à jour un registre des procès des audiences qui ont lieu en vertu d’un juge. Les députés sont choisis comme gardiens de confiance de ces dossiers.
L’ère technologique a changé la façon dont certains des livres de minutes sont tenus. Les entreprises, par exemple, peuvent compter sur quelqu’un pour taper sur un ordinateur les choses à inclurent dans le livre, imprimer les pages et ensuite, fixer les impressions dans les livres minute avec des pages numérotées.
Les procès-verbaux des sociétés peuvent contenir des documents et des registres. Ceux-ci peuvent inclure des règlements, des articles, des rapports annuels des sociétés et des administrateurs et des actionnaires des résolutions. Ils peuvent également contenir des informations sur les comptes rendus des réunions entre les actionnaires et les administrateurs, y compris les actions qui ont été convenues et les résolutions qui ont été adoptées.
L’écart par rapport aux procédures traditionnelles de maintien d’un livre de minutes peut provoquer assez facilement des falsifications des procès-verbaux. Par exemple, en gardant un classeur à feuilles volantes, un livre minute invite à la falsification car n’importe qui peut simplement prendre une page et mettre une autre page dans le classeur. Si une organisation préfère garder un livre à feuillets mobiles, certaines précautions doivent être prises pour s’assurer que le livre des minutes est sûr et que les possibilités d’altération sont minimisés.
Pour protéger l’intégrité d’un livre à feuillets mobiles, la tenue des dossiers devraient incorporer un système dans lequel chaque page de minutes est numéroté consécutivement. De même, des rencontres individuelles devraient avoir lieu avec des numéros séquentiels qui leur sont associés. Enfin, la signature d’une personne ayant autorité qui a lu les procès-verbaux et vérifié leur authenticité devrait être obligatoire sur chaque page.